Ciclo de Locação
A jornada completa: do anúncio publicado até a chave na mão do inquilino. 7 etapas, múltiplos atores, dezenas de automações.
- Versão
- 1.0
- Atualizado
- junho/2026
- Tempo médio
- 15–30 dias
- Status
- implementado
Resumo
O ciclo de locação é a jornada completa que um imóvel percorre desde o momento em que é anunciado até a entrada do inquilino. No Romeo, essa jornada é estruturada em 7 etapas distintas, cada uma com seus gatilhos, automações e métricas.
O objetivo do sistema é reduzir o tempo do ciclo (de 45 para 15 dias em média) e aumentar a taxa de conversão (de 8% para 15% do funil). Isso é feito eliminando fricção, automatizando tarefas repetitivas e dando visibilidade total ao corretor sobre onde cada negociação está.
PrincípioCada lead deve estar em exatamente uma etapa. Se não avançou em 72h, o sistema alerta. Se não avançou em 7 dias, escala para o gestor.
Timeline do ciclo
Visão linear das 7 etapas. O tempo entre cada etapa varia conforme urgência do inquilino, disponibilidade do imóvel e velocidade do corretor.
Imóvel publicado nos portais e marketplace Romeo
Interessado faz contato — WhatsApp, chat ou formulário
Sofia qualifica: perfil, orçamento, urgência, documentos
Agendamento e realização da visita presencial ou virtual
Negociação de valores, condições e garantia
Geração, revisão e assinatura digital do contrato
Vistoria de entrada, pagamento inicial e entrega das chaves
Tempo médio atual: imobiliárias tradicionais levam 45+ dias. Com Romeo, o ciclo cai para 15–25 dias graças a automações e eliminação de retrabalho.
Atores envolvidos
Cada etapa envolve diferentes personas do sistema. O Romeo orquestra a comunicação entre todos, mantendo cada um informado do que precisa saber.
| Ator | Papel no ciclo | Visibilidade |
|---|---|---|
| Corretor | Conduz negociação, agenda visitas, fecha contrato | Total — vê todas as etapas |
| Lead / Inquilino | Busca imóvel, visita, negocia, assina | Parcial — vê seu progresso |
| Proprietário | Aprova valores, condições e inquilino | Filtrada — vê propostas e contrato |
| Sofia (IA) | Qualifica, responde 24/7, sugere ações | Interna — age nos bastidores |
| Gestor | Monitora funil, redistribui leads, cobra SLA | Agregada — vê dashboard do time |
| Sistema | Dispara automações, notificações, alertas | Técnica — logs e eventos |
HandoffA transição entre atores é sempre documentada. Quando Sofia passa para corretor, todo o contexto (histórico, documentos, temperatura) vai junto.
As 7 etapas detalhadas
Cada etapa tem critérios de entrada, ações esperadas e critérios de saída. O lead só avança quando todos os critérios são atendidos.
1. Anúncio
| Aspecto | Descrição |
|---|---|
| Entrada | Imóvel cadastrado com fotos, preço e descrição |
| Ações | Publicação em portais (ZAP, VivaReal, OLX), SEO do microsite |
| Saída | Primeiro contato de interessado recebido |
| Responsável | Corretor + Sistema (sindicação automática) |
2. Lead (Captação)
| Aspecto | Descrição |
|---|---|
| Entrada | Contato recebido (WhatsApp, chat, formulário, ligação) |
| Ações | Registro no CRM, atribuição ao corretor, primeiro contato |
| Saída | Lead respondeu e demonstrou interesse real |
| Responsável | Sofia (primeiro contato) + Corretor (follow-up) |
3. Qualificação
| Aspecto | Descrição |
|---|---|
| Entrada | Lead demonstrou interesse, iniciou conversa |
| Ações | Coleta de perfil, orçamento, urgência, documentos básicos |
| Saída | Lead qualificado (temperatura quente/morna) ou descartado |
| Responsável | Sofia (automático) + Corretor (validação) |
4. Visita
| Aspecto | Descrição |
|---|---|
| Entrada | Lead qualificado, imóvel disponível para visita |
| Ações | Agendamento, confirmação, realização (presencial ou virtual) |
| Saída | Visita realizada, feedback coletado |
| Responsável | Corretor + Sistema (lembretes automáticos) |
5. Proposta
| Aspecto | Descrição |
|---|---|
| Entrada | Lead visitou e demonstrou intenção de alugar |
| Ações | Negociação de valor, escolha de garantia, aprovação do proprietário |
| Saída | Proposta aceita por todas as partes |
| Responsável | Corretor + Proprietário + Lead |
6. Contrato
| Aspecto | Descrição |
|---|---|
| Entrada | Proposta aceita, documentos validados |
| Ações | Geração do contrato, revisão, assinatura digital (ClickSign) |
| Saída | Contrato assinado por todas as partes |
| Responsável | Sistema (geração) + Corretor (revisão) + Partes (assinatura) |
7. Entrada
| Aspecto | Descrição |
|---|---|
| Entrada | Contrato assinado |
| Ações | Vistoria de entrada, pagamento inicial (aluguel + garantia), entrega de chaves |
| Saída | Inquilino com posse do imóvel, locação ativa |
| Responsável | Corretor + Vistoriador + Sistema (cobrança) |
Automações por etapa
O Romeo automatiza dezenas de tarefas repetitivas. O corretor foca no relacionamento; o sistema cuida do operacional.
| Etapa | Automação | Gatilho |
|---|---|---|
| Anúncio | Sindicação para 49 portais | Imóvel publicado |
| Anúncio | SEO do microsite atualizado | Dados do imóvel alterados |
| Lead | Primeiro contato Sofia (WhatsApp) | Novo lead recebido |
| Lead | Atribuição automática ao corretor | Lead captado |
| Qualificação | Coleta de perfil via chat | Lead responde primeira mensagem |
| Qualificação | Scoring de temperatura | Dados coletados |
| Visita | Sugestão de horários disponíveis | Lead solicita visita |
| Visita | Lembrete 24h e 2h antes | Visita agendada |
| Visita | Pesquisa de satisfação pós-visita | Visita concluída |
| Proposta | Geração de proposta PDF | Valores definidos |
| Proposta | Notificação ao proprietário | Proposta enviada |
| Contrato | Geração automática do contrato | Proposta aceita |
| Contrato | Envio para assinatura (ClickSign) | Contrato gerado |
| Contrato | Lembretes de assinatura pendente | Assinatura não concluída |
| Entrada | Agendamento de vistoria | Contrato assinado |
| Entrada | Cobrança do primeiro pagamento | Vistoria concluída |
| Entrada | Boas-vindas ao inquilino | Pagamento confirmado |
Economia estimada: cada locação economiza ~4h de trabalho operacional graças às automações. Em 50 locações/mês, são 200h devolvidas ao corretor.
Métricas do funil
O funil de locação é medido em cada transição. Essas métricas guiam decisões de produto e ajudam gestores a identificar gargalos.
Taxas de conversão (benchmark)
| Transição | Meta | Mercado |
|---|---|---|
| Lead → Qualificado | 70% | ~50% |
| Qualificado → Visita | 40% | ~25% |
| Visita → Proposta | 35% | ~20% |
| Proposta → Contrato | 60% | ~40% |
| Contrato → Entrada | 95% | ~85% |
| Lead → Entrada (total) | 15% | ~8% |
Tempos por etapa (SLA)
| Etapa | SLA | Alerta | Escala |
|---|---|---|---|
| Lead → Primeiro contato | 30 min | 1h | 2h |
| Lead → Qualificação | 24h | 48h | 72h |
| Qualificação → Visita | 5 dias | 7 dias | 10 dias |
| Visita → Proposta | 3 dias | 5 dias | 7 dias |
| Proposta → Contrato | 5 dias | 7 dias | 10 dias |
| Contrato → Entrada | 7 dias | 10 dias | 14 dias |
Alertas automáticosQuando o SLA é violado, o corretor recebe notificação. Se não resolver, o gestor é acionado. Leads parados há +14 dias vão para "Leads Frios".
Integração com Sofia
A Sofia participa ativamente do ciclo de locação, especialmente nas primeiras etapas. Ela é a primeira linha de contato e qualificação.
Lead manda mensagem às 23h. Sofia responde em segundos, coleta informações básicas e deixa tudo pronto para o corretor na manhã seguinte.
Sofia extrai: tipo de imóvel, região, orçamento, prazo, composição familiar. Calcula temperatura (quente/morno/frio) e prioriza para o corretor.
Com base no perfil, Sofia sugere imóveis compatíveis da carteira do corretor. O lead já recebe opções antes mesmo de falar com humano.
Lead não respondeu há 3 dias? Sofia envia mensagem de reengajamento. Se ainda assim não responder, avisa o corretor para intervenção manual.
Taxa de handoff: Sofia resolve ~75% das qualificações sem intervenção humana. Os outros 25% são passados ao corretor com contexto completo.