Gestão de Contratos
Repositório centralizado de todos os contratos ativos. Vencimentos monitorados, alertas automáticos, compliance garantido.
- Versão
- 1.0
- Atualizado
- junho/2026
- Contratos típicos
- 500–5.000 ativos
- Status
- implementado
Resumo
A gestão de contratos no Romeo é o centro nervoso da operação imobiliária. Todo contrato ativo — locação, venda, administração — vive em um repositório único, pesquisável e auditável.
O objetivo é eliminar surpresas: nenhum vencimento passa despercebido, nenhuma renovação é esquecida, nenhum documento expira sem aviso. O sistema monitora 24/7 e age proativamente.
PrincípioUm contrato não gerenciado é um risco. O Romeo garante que cada contrato tenha dono, prazo monitorado e ações programadas.
Repositório centralizado
Todos os contratos ficam em um único lugar, independente de tipo ou origem. Busca avançada, filtros combinados e exportação em massa.
Estrutura do repositório
| Campo | Descrição | Exemplo |
|---|---|---|
| ID único | Identificador sequencial do contrato | CTR-2026-00847 |
| Tipo | Classificação do contrato | Locação, Venda, Administração |
| Status | Estado atual no ciclo de vida | Ativo, Pendente, Encerrado |
| Partes | Envolvidos no contrato | Locador, Locatário, Fiador |
| Imóvel | Unidade vinculada | Ref. IMV-2024-01234 |
| Vigência | Período de validade | 01/01/2026 a 31/12/2028 |
| Valor | Montante principal | R$ 3.500,00/mês |
| Documentos | Arquivos anexados | PDF assinado, aditivos, vistorias |
Capacidades de busca
Pesquise por nome, CPF, endereço, número do contrato. O sistema indexa todo o conteúdo, incluindo PDFs com OCR.
Combine tipo + status + período + corretor + bairro. Salve filtros frequentes como "visualizações rápidas".
Exporte resultado da busca em Excel, CSV ou PDF. Útil para auditorias, relatórios e integração com outros sistemas.
Performance: o repositório suporta 100.000+ contratos com busca em menos de 200ms. Indexação em tempo real via Elasticsearch.
Ciclo de vida do contrato
Todo contrato passa por estados bem definidos. As transições são registradas com timestamp, responsável e motivo.
Contrato em elaboração, ainda não válido
Enviado para assinatura das partes
Assinado e em vigência, gerando obrigações
Período de negociação de novo ciclo
Processo de rescisão em andamento
Contrato finalizado (término, distrato ou venda)
Histórico completoCada mudança de estado fica registrada no histórico do contrato. Quem alterou, quando, por que. Trilha de auditoria imutável.
Sistema de alertas
Alertas proativos garantem que ninguém seja pego de surpresa. Configuráveis por tipo de evento, antecedência e canal de notificação.
Tipos de alerta
| Evento | Antecedência padrão | Destinatários |
|---|---|---|
| Vencimento do contrato | 90, 60, 30 dias | Corretor, Gestor, Proprietário |
| Reajuste programado | 45 dias | Corretor, Locatário |
| Documento expirando | 30, 15 dias | Corretor |
| Garantia vencendo | 60 dias | Corretor, Gestor |
| Inadimplência | 5, 15, 30 dias | Corretor, Jurídico |
| Vistoria pendente | 7 dias antes do prazo | Corretor |
Canais de notificação
| Canal | Uso típico | Configuração |
|---|---|---|
| Push no Romeo | Alertas do dia a dia | Sempre ativo |
| Resumos e urgências | Configurável por usuário | |
| Alertas críticos | Opt-in, número verificado | |
| SMS | Fallback para urgências | Apenas emergências |
Escalamento: alertas ignorados escalam automaticamente. Após 72h sem ação, o gestor é notificado. Após 7 dias, o diretor.
Gestão de vencimentos
O calendário de vencimentos é a visão mais importante para o gestor. Mostra o que vence hoje, esta semana, este mês e próximos 90 dias.
Dashboard de vencimentos
Ações programadas
| Dias antes do vencimento | Ação automática |
|---|---|
| 90 dias | Alerta ao corretor: iniciar conversa de renovação |
| 60 dias | Envio de proposta de renovação ao locatário |
| 45 dias | Cálculo de reajuste IGPM e comunicação formal |
| 30 dias | Escala para gestor se não houver resposta |
| 15 dias | Alerta urgente: contrato sem definição |
| 0 dias | Contrato em status crítico, ações manuais bloqueadas |
Zero vencimentos surpresaCom o fluxo automático, é impossível um contrato vencer sem que todas as partes tenham sido notificadas múltiplas vezes.
Compliance e auditoria
O Romeo mantém trilha de auditoria completa e garante conformidade com LGPD, Lei do Inquilinato e normas do CRECI.
Trilha de auditoria
| Evento | Dados registrados |
|---|---|
| Criação | Usuário, timestamp, IP, dados iniciais |
| Edição | Campos alterados, valores anteriores e novos |
| Visualização | Quem acessou, quando, por quanto tempo |
| Download | Documento baixado, usuário, finalidade |
| Assinatura | Certificado digital, hash do documento |
| Exclusão | Soft delete com motivo obrigatório |
Conformidade legal
Dados pessoais com base legal definida. Consentimento rastreado. Direito de acesso e portabilidade implementados.
Cláusulas obrigatórias validadas. Prazos legais monitorados. Notificações conforme exigido por lei.
Verificação de registro ativo do corretor. Comissões conforme tabela do conselho. Documentação de intermediação.
Relatório de auditoria: gere relatório completo de qualquer contrato com um clique. Inclui toda a história, de criação a hoje.
Integrações
O repositório de contratos se integra com outros módulos do Romeo e sistemas externos para uma operação fluida.
| Sistema | Tipo | Função |
|---|---|---|
| ClickSign | Externo | Assinatura digital de contratos |
| DocuSign | Externo | Alternativa de assinatura digital |
| Google Drive | Externo | Backup automático de documentos |
| Financeiro Romeo | Interno | Boletos, cobranças, repasses |
| CRM Romeo | Interno | Histórico do cliente, oportunidades |
| Sofia (IA) | Interno | Alertas inteligentes, sugestões |
| WhatsApp Business | Externo | Notificações e comunicação |
| Contabilidade | Externo | Exportação para ERP contábil |
API abertaToda operação do repositório é acessível via API REST. Documentação completa em /docs/api. Webhooks para eventos em tempo real.