Retenção de Dados

A política de retenção de dados define por quanto tempo cada tipo de dado é mantido no sistema e o que acontece após esse período. É um equilíbrio entre três forças: obrigações legais, necessidades de negócio e direitos dos titulares.

O Romeo implementa retenção granular — cada categoria de dado tem seu próprio prazo, baseado em requisitos legais específicos (LGPD, Código Civil, legislação tributária, trabalhista, etc.).

Princípio da minimização

A LGPD (art. 6, III) exige que dados pessoais sejam mantidos apenas pelo tempo necessário para suas finalidades. Reter além disso é ilegal.

A política de retenção do Romeo segue princípios que garantem conformidade legal e eficiência operacional.

Os 5 princípios

O Romeo classifica dados em categorias para aplicar políticas de retenção específicas. A classificação considera natureza, sensibilidade e requisitos legais.

Classificação de dados

Subcategorias especiais

Data mapping: Cada campo do banco de dados está mapeado para uma categoria. O mapeamento é revisado a cada nova feature.

Os prazos de retenção são definidos pela legislação brasileira. Esta tabela consolida os principais requisitos aplicáveis ao setor imobiliário.

Prazos por tipo de dado e base legal

Marcos temporais

O prazo de retenção começa a contar a partir de diferentes eventos, dependendo do tipo de dado:

Prazo maior prevalece

Quando um dado serve a múltiplas finalidades com prazos diferentes, aplicamos o prazo mais longo. CPF para contrato (5 anos) e DIMOB (5 anos) = 5 anos a partir do marco mais recente.

Todo dado no Romeo passa por um ciclo de vida bem definido, desde a coleta até o expurgo final.

Fases do ciclo

Estados do dado

Transições automáticas: O sistema move dados entre estados automaticamente com base nas regras de retenção. Nenhuma ação manual necessária.

O expurgo é o processo de remoção definitiva de dados que atingiram o fim do período de retenção. É automatizado e auditado.

Job de expurgo

Etapas do expurgo

1. Identificação: Query seleciona dados com retention_until < hoje
2. Validação: Verifica se não há legal hold ou litígio pendente
3. Snapshot: Cria registro de auditoria com metadados (não valores)
4. Exclusão: Remove dados do banco operacional
5. Propagação: Marca para exclusão em backups no próximo ciclo
6. Confirmação: Atualiza log de expurgo com contagem e status

Verificação de integridade

Após cada execução, o sistema verifica:

• Contagem de registros expurgados vs. esperados
• Ausência de referências órfãs (foreign keys)
• Consistência entre banco e logs de auditoria
• Sincronização com sistemas externos (se aplicável)

Irreversibilidade

O expurgo é irreversível após 30 dias (período de grace do soft-delete). Dados expurgados não podem ser recuperados, nem mesmo de backups.

Algumas situações exigem suspensão temporária do expurgo ou extensão do período de retenção. O Romeo suporta esses cenários com legal holds.

Tipos de legal hold

Processo de legal hold

Exceções permanentes

Alguns dados nunca são expurgados, apenas anonimizados:

• Métricas agregadas de negócio (sem dados pessoais)
• Logs de auditoria anonimizados (para compliance histórico)
• Dados para defesa em potenciais litígios futuros (prazo prescricional)

Revisão anual: A política de retenção é revisada anualmente pelo Jurídico e DPO para incorporar mudanças na legislação.